KEINUMAN REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE
Laadittu: 18.8.2022
Viimeisin muutos tehty: 24.6.2023
Tämä Keinuma Oy:n Rekisteri- ja tietosuojaseloste perustuu GDPR-asetukseen (General Data Protection Regulation) ja Suomen henkilötietolakiin (523/1999), 10 § ja 24 §.
REKISTERIN YLLÄPITÄJÄ
Keinuma Oy (y-tunnus: 3299471-6)
Vapaudenkatu 6 A 16
40100 Jyväskylä
REKISTERISTÄ VASTAAVAN YHTEYSHENKILÖN YHTEYSTIEDOT
Heidi Poikolainen
p. 050 339 8065
heidi@keinuma.fi
REKISTERIN NIMI
Keinuma Oy kerää ja käsittelee asiakkaiden henkilötietoja kahden eri rekisterin avulla:
- Yleinen asiakasrekisteri
- Keinuman uutiskirjeen tilanneiden rekisteri ActiveCampaign-palvelussa
MIHIN TARKOITUKSEEN HENKILÖTIETOJA KERÄTÄÄN JA MIKSI NIITÄ KÄSITELLÄÄN
Yleinen asiakasrekisteri: henkilötietoja kerätään ja käsitellään asiakassuhteiden ylläpitämistä varten (yhteydenpito, tiedottaminen, laskuttaminen ja asiakassuhteen kehittäminen).
Keinuman uutiskirjeen tilanneiden rekisteri ActiveCampaign-palvelussa: henkilötietoja kerätään ja käytetään Keinuma Oy:n omien palveluiden suoramarkkinointia varten.
Lisäksi eri palveluiden (Google Analytics, ActiveCampaign, Facebook ja Instagram) analytiikkatyökalujen avulla kerätään tietoja yrityksen verkkosivustolla www.keinuma.fi ja Facebook- ja Instagramtileillä vierailevista kävijöistä Keinuma Oy:n palveluiden parantamiseksi.
PERUSTE ELI SYY, JONKA PERUSTEELLA HENKILÖTIETOJA SAA KÄSITELLÄ
Rekisteröityjen henkilötietoja kerätään ja käsitellään seuraavien EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisten oikeusperusteiden nojalla:
- Yrityksen/ henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen)
- Sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
- Rekisterinpitäjän oikeutettu etu asiakassuhteen perusteella
HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT
Henkilötietoja vastaanottavat ja käsittelevät Keinuma Oy:n edustajat sekä ActiveCampaign-palvelu.
REKISTERIEN SISÄLTÖ, TIETOLÄHTEET JA SUOJAUS
Yleinen asiakasrekisteri
Yleiseen asiakasrekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta itseltään asiakastapaamisissa, sopimuksia tehdessä, yhteydenottojen yhteydessä (tekstiviestit, sähköpostit, puhelut, sosiaalisen median palvelujen kautta tulevat viestit sekä verkkosivuston www.keinuma.fi Ota yhteyttä -lomakkeen avulla) sekä muissa tilanteissa, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
Yleiseen asiakasrekisteriin tallennetaan kuluttaja-asiakkailta seuraavat tiedot: sukunimi, etunimi, asiakasnumero, puhelinnumero, osoite ja sähköpostiosoite.
Yritysasiakkaalta tallennetaan seuraavat tiedot: yrityksen nimi, yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero, osoite, sähköpostiosoite, laskutustiedot.
Henkilötietoja ja muita asiakassuhteeseen, palveluntarpeeseen sekä tilattuihin palveluihin liittyviä tietoja kirjataan ylös myös asiakastietolomakkeelle, työsuunnitelmiin, valmennussopimuksiin sekä palveluntilaussopimuksiin, tarjouksiin ja laskuihin.
Verkkosivuston www.keinuma.fi Ota yhteyttä -lomakkeella kerätään seuraavat tiedot: etunimi, sukunimi, puhelinnumero ja sähköposti sekä yhteydenoton syy ja viesti. Nämä tiedot siirtyvät SSL-suojatun yhteyden kautta.
Palvelutilausta tekevältä asiakkaalta kysytään vielä erikseen kirjallinen suostumus henkilötietojen tallentamiselle ja nämä lomakkeet säilytetään paperisena versiona kansiossa (dokumentoitu suostumus). Yleinen asiakasrekisteri muodostuu Keinuma Oy:n tietokoneella olevista Yleinen asiakasrekisteri -excel-tiedostosta, asiakastietolomakkeista, työsuunnitelmista, valmennussopimuksista sekä palveluntilaussopimuksista, tarjouksista ja laskutustiedoista. Sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot on suojattu palomuurilla ja salasanalla. Tietojen käyttöoikeus on vain rekisterin ylläpitäjän edustajilla.
Keinuman uutiskirjeen tilanneiden rekisteri ActiveCampaign-palvelussa
Keinuman uutiskirjeen tilanneiden rekisteriä ylläpidetään ActiveCampaign-palvelun avulla. Henkilö voi liittyä rekisteriin vapaaehtoisesti www.keinuma.fi -sivuston etusivulta löytyvän ”Tilaa Keinuman uutiskirje” -lomakkeen avulla. Rekisteröidyn suostumus rekisteriin liittymisestä varmistetaan kahdenkertaisella suostumuksen antamisella (lomakkeen lähettämisen ja sähköpostin vahvistamislinkin avulla). Voimme myös asiakkaan toiveesta lisätä hänet uutiskirjeen tilaajaksi, mutta hänen täytyy itse käydä hyväksymässä liittyminen sähköpostiin lähetetystä vahvistusviestistä.
Keinuman uutiskirjeen tilanneiden rekisteriin tallennetaan seuraavat tiedot: etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite. ActiveCampaign-ohjelmiston ja evästeiden avulla kerätään tietoa rekisteröityjen aktiivisuudesta ja toiminnoista uutiskirjeiden, Keinuman Instagram- ja Facebook-tilien ja verkkosivuston www.keinuma.fi välillä. Nämä tiedot auttavat tuntemaan asiakkaita ja tarjoamaan heille paremmin kohdennettuja palveluita.
REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä henkilötietoja henkilötietorekisteriin on talletettu.
Yleinen asiakasrekisteri
Rekisteröitynyt voi milloin tahansa pyytää Yleisen asiakasrekisterin omat tietonsa tarkistettavaksi, poistaa tietonsa rekisteristä tai muuttaa niitä, ilmoittamalla siitä osoitteeseen heidi@keinuma.fi. Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Sopimuksia ja laskutustietoja säilytetään kirjanpito- ja verolakien edellyttämä aika, jonka jälkeen ne poistetaan rekisteristä.
Keinuman uutiskirjeen tilanneiden rekisteri ActiveCampaign-palvelussa
Rekisteröity voi milloin tahansa perua uutiskirjeen tilaamisen sähköpostiviestin lopusta löytyvän unsubscribe-linkin kautta, jolloin rekisteröidyn tiedot muuttuvat passiivisiksi. Rekisteröidyn tiedot on mahdollista palauttaa aktiivisiksi, jos rekisteröity tilaa uutiskirjeen uudelleen. Mikäli asiakas haluaa tietonsa kokonaan poistettaviksi, onnistuu se laittamalla sähköpostia osoitteeseen: heidi@keinuma.fi. Passiivisina olevien rekisteröityjen tiedot poistetaan viimeistään yhden vuoden passiivisuuden jälkeen.
HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYS
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niitä tarvitaan asiakkaan kanssa tehtävän sopimuksen täytäntöönpanemiseksi tai asiakassuhteen kehittämiseksi. Yli kymmenen vuotta passiivisina olleet henkilötiedot poistetaan. Asiakas voi halutessaan pyytää henkilötietonsa tarkistettavaksi, muutettavaksi tai poistettavaksi ilmoittamalla siitä osoitteeseen heidi@keinuma.fi.
HENKILÖTIETOJEN LUOVUTTAMINEN TAI SIIRTÄMINEN
Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta yrityksen tai ActiveCampaign-palvelun ulkopuolelle. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa. Osa yrityksen käyttämistä ulkopuolisista palvelun- tai ohjelmistontarjoajista saattavat säilyttää tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.
Henkilötietoja ei koskaan luovuteta rekisterinpitäjän toimesta ulkopuolisille tahoille ilman rekisteröidyn lupaa.
EVÄSTEIDEN (COOKIES) KÄYTTÖ
Käytämme verkkosivuillamme www.keinuma.fi evästeitä eli cookie-toimintoa. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja tallennettava tekstitiedosto, joka mahdollistaa sen, että verkkosivujen ylläpitäjä voi tunnistaa sivuilla vierailevat kävijät sekä laatia kävijöistä yhdistelmätietoja. Näiden tietojen avulla voimme parantaa sivustomme sisältöä ja tarjota asiakkaillemme paremmin kohdistettuja, yksilöllisten tarpeiden mukaisia tietoja ja palveluita. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja.
Sivuston toiminnan kannalta välttämättömien evästeiden lisäksi sivustolla vierailevaa pyydetään hyväksymään ei-välttämättömien evästeiden käyttö tietoisella suostumuksella klikkaamalla hyväksymislinkkiä. Mikäli vierailija ei hyväksy ei-välttämättömien evästeiden käyttöä, ne eivät aktivoidu. Tällöin on kuitenkin mahdollista, että sivuston kaikki toiminnot eivät välttämättä toimi oikein.